Videoconferencing

Videoconferencing is een techniek die al vele jaren bestaat maar in de loop der tijd steeds verder is verbeterd. Doel van videoconferencing is het mogelijk maken van een gesprek of een vergadering voor personen die niet op dezelfde fysieke locatie zijn, waarbij je elkaar niet alleen hoort, maar ook ziet. Beeld en geluid moet daarbij realtime, dus vrijwel zonder vertraging worden doorgegeven, of de partijen nu 10km of 10.000km van elkaar verwijderd zijn. Vroeger werd de verbinding gemaakt via (dure) telefoonlijnen tegenwoordig wordt vrijwel altijd het internet gebruikt. Verder dient er aan beide zijden een videoconferencing systeem aanwezig te zijn met een hoogwaardige camera en microfoon. Weergave vindt plaats op één of meerdere grote schermen.

Opkomst Skype en Facetime
Sinds een paar jaar is een eenvoudige vorm van videoconferencing voor velen heel gewoon geworden met de opkomst van Skype, Facetime en vergelijkbare producten. Dankzij deze semi-gratis of goedkope oplossingen praten opa en oma’s met kleinkinderen aan de andere kant van de wereld, bieden bedrijven klantenondersteuning vanuit goedkope arbeidslanden of wordt door professionals gezamenlijk gewerkt aan nieuwe projecten. Deze applicaties worden veel toegepast via de smartphone of laptop en maken dan gebruik van de ingebouwde camera en microfoon. Voor één op één gesprekken voldoet dat prima, maar voor weergave van echte vergaderingen tot wel erg armoedig. Ook een PC met losse webcam is dan in het algemeen geen geweldige oplossing.

Verschil videoconferencing / Skype etc
De klassieke videoconferencing verschilt van deze weboplossingen door allereerst een hogere kwaliteit van beeld en geluid. De microfoons en camera’s zijn onvergelijkbaar met de goedkope webcams die veelal bij Skype en Facetime worden gebruikt en bieden daardoor vooral een grote meerwaarde bij vergaderingen met meerdere deelnemers per locatie. Daarnaast biedt klassieke videoconferencing ook een hogere veiligheid van de verbinding, kunnen conferenties volledig encrypted worden en zijn ze ook veel minder kwetsbaar voor wisselingen in bandbreedte waardoor storingen kunnen optreden. Precies dat maakt videoconferencing nog steeds de beste oplossing voor professionele organisaties belangrijke bijeenkomsten. Producten als Skype en Facetime hebben wel gezorgd voor een enorme normalisering van het vergaderen op afstand.

Combineren videoconferencing en Skype for Business (Skype4B)
De laatste paar jaar is er een enorme vraag gekomen om beide oplossingen met elkaar te verbinden, dus één of meer Skype4B gebruikers mee laten doen aan een echte videoconferencing sessie. Hoewel beide technieken technisch niet compatibel zijn, want ze spreken letterlijk verschillende talen, zijn er inmiddels tools verschenen die een dergelijk “brug” kunnen slaan.
Stel, u heeft een boardroom met een hoogwaardige videoconferencing installatie. U wilt vergaderen met uw belangrijke klant in Duitsland die ook over een vergelijkbare installatie beschikt. Bij deze vergadering moet ook uw belangrijkste engineer deelnemen, maar die is onderweg in Azië en hij heeft alleen een laptop met Skype4B bij zich. Met behulp van een (overigens niet gratis) account van zo’n cloud tool kan hij toch worden toegevoegd aan de deelnemers van de videoconferencing.

Extra mogelijkheden
Videoconferencing biedt diverse extra mogelijkheden om nog beter met elkaar te communiceren.

Multicall: dit is een optie die in de uitgebreidere systemen standaard is ingebouwd en die het mogelijk maakt om niet alleen met één andere locatie maar met meerdere locaties tegelijk verbinding te maken.

Presentatie voorziening: bijna alle videoconferencing systemen bieden de mogelijkheid om tijdens een vergadering een PowerPoint, een Word-document of een video te tonen aan alle deelnemende partijen. Met deze optie kunt u alles wat u op het scherm van uw PC of laptop ziet ook aan alle andere conferentie-deelnemers te tonen.

Document Camera: dit is een zeer hoogwaardige apparaat waarmee u documenten, foto’s of objecten life aan de andere deelnemers kunt tonen. Dit kan zeer zinvol zijn bij discussies over prototypen, ontwerpen of gebreken maar ook voor het presenteren van producten.
Multicam etc: sommige high end systemen beschikken over een groot aantal aansluitingen voor beeld en geluid zodat ze geschikt zijn om de beelden van meerdere camera’s te verwerken, hoogwaardige geluidssystemen gekoppeld kunnen worden en meerdere grote schermen kunnen aansturen. Op die manier kunt u bv op het ene scherm de andere gespreksdeelnemers tonen en op het tweede scherm de Presentatie afspelen.